Хранение архивной документации
Процесс деятельности любой организации сопровождается созданием все увеличивающегося из года в год числа документов, которые обязаны постоянно храниться и своевременно предъявляться для ознакомления и многочисленных проверок. Перечень их, правила и сроки хранения зафиксированы в Приказе Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08. 2010 г.
1. Документы учреждения, планирования и правового обеспечения деятельности:
— договор и решение об учреждении общества, в надлежащем порядке зарегистрированный устав и изменения в нем;
— протоколы собраний учредителей, подтверждающие факт создания общества и утверждающие его уставной капитал;
— свидетельства о государственной регистрации, аккредитации и сертификации;
— документы о праве собственности и пользования стоящим на балансе организации имуществом;
— положения о создании филиалов и подразделений общества, регистрации и перерегистрации фирменных товарных знаков и наименований;
— отчеты об эмиссии ценных бумаг субъекта и облигаций;
— протоколы заседаний совета директоров организации или ее наблюдательного совета, общественной ревизионной комиссии, коллегии исполнительного органа и общих собраний участников;
— список всех аффилированных, имеющих право на дивиденды лиц;
— заключения ревизионных и аудиторских проверок, комиссий финансового контроля муниципальных и федеральных органов;
— судебные акты и исковые заявления по спору о создании, управлении обществом или участии в нем.
2. Документы бухгалтерского учета:
— бухгалтерские учетные регистры, сводные финансовые отчеты, первичные документы учета и приложения к ним;
— протоколы проведенных ревизий отчетов о финансово-хозяйственной деятельности, инвентаризации имущества организации;
— расчетно-платежные ведомости выдачи ежемесячной заработной платы, помощи и иных материальных выплат, доверенности для получения материальных ценностей;
— экономические стандарты и иные требования по организации и ведению бухучета, включая электронные средства воспроизведения документов и проверки подлинности электронной подписи.
Перечень других бухгалтерских документов, подлежащих определенному сроку хранения, устанавливается нормативными актами с учетом специализации деятельности субъекта, а также внутренними распоряжениями и уставом организации.
Обязанность хранения данной документации положенный срок оговорена законом, нарушение которого влечет административную ответственность руководителя субъекта и штрафы. Самостоятельное хранение осуществляется обычно по месту расположения исполнительного органа конкретного общества. Возможно заключение договора на архивное хранение со специализированными организациями, предоставляющими такой вид услуг. Проверяют надлежащее хранение архивов налоговые органы.
Комментариев пока нет
Комментарии